Cet article est une retranscription du webinar « Comment devenir finance business partner grâce à la data ? » Pour visualiser le replay de cet événement, cliquez juste ici.
De directeur administratif financier à finance business partner
Dans un monde VUCA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigüe) , en sans cesse mouvement, face à de nouvelles crises : hier la Covid-19, et aujourd’hui l’inflation, les rôles en entreprise sont amenés à évoluer. Naturellement, les premières fonctions impactées par ce changement sont les directions financières à la pointe de cette transformation. Elles ont évolué dans leur rôle et dans leur place dans l’entreprise.
Le mot Business Partner a une terminologie très récente. Auparavant, le DAF était une fonction support, régalienne : production de reporting, budgétisation, gestion de la trésorerie… Aujourd’hui ces fonctions demeurent, elles se sont élargies pour faire du DAF un Business Partner. Le BP, a une fonction de pilotage métiers : il fournit des indicateurs afin que chacun puisse piloter au mieux son activité et régir. Il a une fonction de scénarisation, c’est-à-dire, qu’il va anticiper ce qui peut être fait le lendemain en analysant ce qui est fait aujourd’hui. Et ce, sur le développement business, l’investissement et le pricing produit.
Un élément clé dans votre stratégie
Le Business Partner est un élément moteur de la stratégie globale. C’est sa fonction de scénarisation évoquée plus haut qui va permettre au dirigeant de piloter et d’avoir une vision à 360° de l’entreprise. Celui-ci pourra ainsi construire la meilleure stratégie. Une fois cette stratégie construite, le FBP va s’assurer de la planification, de l’exécution et du suivi de cette dernière. Néanmoins, pour adopter ce nouveau business modèle, les entreprises doivent être équipées, ce qui n’est pas le cas pour une grande majorité d’entre elles.
Pour devenir un Finance business partner « augmenté », il faut des ETL afin d’obtenir une donnée fiable, unifiée et utilisable. Il est nécessaire, de plus, d’utiliser la Business Intelligence, qui permettra d’effectuer des analyses plus poussées. Et enfin, acquérir des compétences en Data storytelling afin d’interagir avec les différents métiers et leur expliquer les reportings.
Pour aller plus loin :
Vous avez manqué ce webinar
Visionnez le replay du webinar « La révolution des métiers Data dans la finance » qui vous en apprendra sur l’avenir de la data dans nos métiers aujourd’hui.
Le finance business partnering – cas LDC Company
Une problématique métier comme point de départ
Lors du webinar, Guillaume Dubreuil, Data Global Finance process owner, nous explique comment son entreprise a intégré le business partnering via la data. Nous apprenons que tout est partie d’une simple question : « combien avons-nous de clients ? » question simple certes, mais à laquelle une réponse précise ne pouvait être apportée au conseil d’administration. S’en est ensuite découlé d’autres questions « quel type de client ? , quelles sont leurs habitudes d’achats ? , etc. ». Après consultation de l’équipe IT, l’entreprise a alors réalisé que leur méthode traditionnelle de reporting n’était sûrement plus apte à répondre à ce type de question métier.
Ils se sont rendus compte que de nouvelles technologies permettent aujourd’hui de répondre justement à ces questions, et ce, grâce à la gestion de data. Pour mettre en place cette toute nouvelle stratégie, il a été décidé de tout simplement refaire ce qui a été fait lors de la réunion du conseil d’administration, c’est-à-dire, se poser une question métier de base : « comment optimiser nos coûts logistiques ? ».
Comment prendre des décisions stratégiques via le Finance business partner ?
En se posant une question métier, les équipes ont pu comprendre l’importance de la mise en place d’un nouvel outil et la problématique à laquelle ils allaient répondre. Ainsi grâce au data management, l’entreprise a pu passer de simples actions telles que la création d’un reporting à des analyses plus poussées de la data de type « voici mon coût logistique, je connais le coût au kilomètre, je peux sortir tels et telles données par rapport à la logistique ». Et c’est à partir d’action comme celle-ci que le Finance Business Partner peut prendre des décisions stratégiques à valeur ajoutée pour son entreprise. Dans le cas de LDC Company, ce type d’analyse leur a permis de prendre des décisions à impact métier s’élevant à des milliers de dollars.
On peut avoir un réel impact financier via la gestion de données. - Guillaume Dubreuil, Data Global Finance process owner
La mise en place d’une nouvelle stratégie
Une réflexion à adopter…
Avant de mettre en place toute stratégie de Finance Business Partnering, il est nécessaire, dans un premier temps, de se poser la question de l’hybridation. Qui de mes équipes s’occupera de projet data finance ? Les personnes de la finance ou les personnes techniques de l’IT ? Il se trouve qu’il n’y a pas de réponse.
Dans la plupart des cas, il faut prendre le problème sous un autre sens et se poser la question « qui va utiliser la donnée ? ». Ainsi, si le modèle de données est à traiter par de l’informatique, le projet sera géré par l’IT car ils connaissent déjà le traitement de données avec SQL, etc. En revanche, si c’est une autre population, moins tech qui doit traiter la donnée, il nécessitera de les accompagner, avec la création d’équipe dédiée par exemple.
Les impacts sur le traitement de la donnée
Avant d’utiliser la donnée comme facteur de performance au cœur de votre stratégie, de nombreux aspects sont à prendre à compte. Guillaume Dubreuil nous les souligne au cours de son intervention. Tout d’abord, il est important de prendre en compte que le cycle de la donnée est amené à être modifié. En effet, la donnée ne passe plus par différentes étapes de traitement : « On prend une donnée brute et elle ressort directement« .
Le cycle de production est complétement revu, il y a moins d’étapes intermédiaires, il faut donc revoir le processus de contrôle, les systèmes de validation, d’ajustement et de transformation. Il faut même parfois réétudier la data en elle-même. En passant à un système de business partnering axés sur la data, il est important de prendre en compte tous ces changements. Notamment les conséquences que cela va avoir de manière générale sur votre production autrement « Il y a un risque d’arriver nulle part et de ne pas répondre à une question métier finalement. »
Les défis à relever
En ce qui concerne les défis à relever, il semblerait que l’accès à la donnée ou le potentiel des équipes ne soient pas les principaux défis. Les principales difficultés résident dans bien d’autres aspects.
- Les changements de processus, car en traitant de la donnée brute, il faut désormais communiquer auprès des équipes opérationnelles : leur indiquer que dans tel cas d’usage, la donnée doit être traitée de tel ou telle manière.
- La formation des équipes, il ne faut pas oublier que tous ces nouveaux process impactent le quotidien de vos équipes. Il ne faut donc pas négliger le temps à dédier à formation de ces dernières.
- S’assurer que ce projet est soutenable dans la durée, et surtout qu’il est crédible. Une fois qu’on a le modèle de données, il faut savoir utiliser, manipuler et partager la donnée, le tout de manière pérenne pour répondre à toutes les questions. Et tout ceci représente un investissement initial dans les mapping et dans la normalisation de la donnée.
- Le partage de la donnée, il faut la communiquer auprès de tous car elle concerne tout le monde. Par ailleurs, il faut aussi mettre en place des règles tout en étant flexible. Autrement, « cela peut vite se transformer AG de copropriété où on partage l’immeuble, des appartements, mais on est d’accord sur rien. ». Pour toute cette partie, il est nécessaire de dédier une équipe pour que l’utilisation de la donnée soit toujours aussi simple et compréhensible pour avoir un réel impact business.
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Comment le finance business partnering fonctionne en pratique ?
Le besoin et la problématique de départ
Nous avons précédemment observé, la réflexion à avoir pour mettre en place un système de finance business partnering au sein de votre entreprise. Lors du webinar « Comment devenir finance business partner grâce à la data ? », le groupement d’entreprises « Les Mousquetaires » est intervenu afin de nous dévoiler comment ce changement stratégique fonctionne en pratique.
Nous apprenons dans une brève introduction que pour Les Mousquetaires, la digitalisation par la data avait pour objectif d’accélérer et d’optimiser la performance opérationnelle du contrôle de gestion, ainsi que de la direction financière. Dans leur situation, l’utilisation de la data devait aussi répondre à un second besoin : celui d’analyser et d’être réactif, pour agir vite surtout dans le contexte économique actuel.
Pour ce faire, l’un de leur chantier d’action a été l’optimisation des comptes de résultat des points de vente. En tant que « holding », il est de leur responsabilité de consolider toutes les informations financières des différentes entités. Leur problématique était donc qu’ils avaient accès à peu d’informations détaillées des comptes de résultats et des bilans des points de vente.
Collecter la donnée pour mieux l’analyser
À noter, dans le cas des Mousquetaires, les points de ventes étaient des groupements indépendants, rendant difficile l’accès aux données. Auparavant, leur collecte de données de compte de résultat, s’effectuait via Excel. Malheureusement, en fonctionnant avec Excel, les comptes manquaient de détails et la vérification des données était très limitée.
En passant par la solution Alteryx, des workflows ont été mis en place pour traiter, analyser, formater et paramétrer la data pour avoir, par la suite, une donnée utilisable et vérifiable. De plus, l’outil a permis d’agréger des données de différentes sources. Le but ici était d’avoir une donnée harmonisée avant de la transmettre entre les métiers pour pouvoir la traiter au mieux.
Dans leur cas, Alteryx a permis d’analyser, contrôler, nettoyer et formater la donnée avant que cette dernière puisse être intégrée au logiciel de Data visualisation : Tableau.
Voici un exemple de workflow appliqués dans le cas des Mousquetaires :
Grâce à cela, la data devenait complète et accessible auprès des métiers via des dashboards de visualisation de données esthétiques. Les équipes ont ainsi pu être sensibilisés à cette nouvelle manière de voir la data autrement que via Excel. La donnée était ainsi centralisée sur une seule est même plateforme, permettant alors à la holding d’avoir une meilleure visibilité sur les comptes de résultats par point de ventes et par région.
De manière plus concrète, en analysant mieux leurs données, Les Mousquetaires ont pu optimiser leur coût de distribution, dans un premier temps. Puis dans un second temps, de challenger leurs différentes enseignes, ce qui n’était pas réalisable auparavant.
Voici un exemple de dashboard réalisé via Alteryx et Tableau :
À vous de jouer !
Maintenant que vous avez toutes les clés pour devenir Finance business partner : les réflexions à avoir, les défis à relever et les exemples d’utilisation, c’est à vous de jouer. Lancez-vous dès aujourd’hui et cela commence avec l’acculturation à la data. Notre livre blanc et les articles ci-dessous sont un excellent point de départ.
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